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商会章程  
广州花都湖北商会行政综合管理制度
发布时间:2015-05-12 浏览量:1852 分享到:
 

广州花都湖北商会行政综合管理制度

第一章  总则

第一条  行政综合管理制度是规范广州花都湖北商会(以下简称商会)行政工作的基础制度。

第二条  本制度适用于商会专职人员、兼职人员、会员等主体的行政管理活动和工作。

第二章  文控管理

第三条  商会文控管理主要有商会文件管理、会议纪要管理、印章管理等,文控管理由商会秘书处负责。

第四条  商会对政府部门、兄弟商会、全体会员等重大、正式的行文需要用商会标准文件头(附件1)制式发文,发文要按照《广州花都湖北商会发文单》(附件2)流程审批。

第五条  商会会长办公会会议、常务理事会会议、理事会会议等其他重要、正式会议需要进行会议记录,会后按照《广州花都湖北商会会议纪要》(附件3)格式,整理、制发会议纪要。

第六条  商会印章包括商会(联合会)公章、法人章、财务章,公章和法人章由商会秘书管理,公章需要秘书长(或授权专职副秘书长)审批做好登记后方可使用;法人章需要会长(法人代表)审批做好登记后方可使用;财务章由分管财务常务副会长管理,需要分管财务常务副会长审批做好登记后方可使用。

第三章  档案管理

第七条  商会档案管理主要有商会会员档案管理、商会会刊档案管理、商会专职人员档案管理。档案管理由商会秘书处负责。

第八条  商会会员档案管理包括:会员入会资料、会员通讯录、会员企业基本信息资料等。商会通讯录分正式会员(正式会员为缴纳会费的正式入会会员)通讯录和湖北乡亲通讯录。

第九条  商会会刊每年至少出1期,每期商会秘书处需要存档20份以上。

第十条  商会专职人员档案包括:应聘面试资料、入职资料、劳动合同、考核资料、工资条、离职资料等,商会专职人员档案需要保存到离职2年后。

第四章  物控管理

第十一条  商会物控管理主要包括:固定资产管理和物资管理。

第十二条  商会固定资产管理由财务部门和秘书处共同负责,原则上每半年盘点一次,做好账实一致。

第十三条  商会物资管理指单价在100元以上的物资管理,物资管理由秘书处负责,要做到进出有记录、进出一致、账实一致。

第五章  采购管理

第十三条  采购需要填写《广州花都湖北商会采购申请单》(附件4),按申请单流程审批。

第十四条  年度预算内单项采购1000元(含)以下由专职副秘书长审批;年度预算内的单项采购1000元以上3000元(含)以下费用由秘书长审批;年度预算内的单项采购3000元以上10000元(含)以下费用会长审批;年度预算内的单项采购10000元以上费用会长办公会审批。

预算外采购走完预算审批程序后按照前款权限审批。

审批完结后方可采购。

第十五条  采购要2人以上经手,要货比三家,做到价廉“物”优。

第六章  会议管理

第十六条  商会会议主要由会员代表大会、理事会会议、常务理事会议、会长办公会议、监事会会议等。

第十七条  商会会员代表大会,每年召开1次,由章程规定的召集主体召集,一般的,决定召开会员代表大会后,在会议召开前1个月由秘书处提出会议议程,交会长办公会议讨论、交理事会决定;在会议召开前1周由秘书处通知到会员代表。

第十八条  商会会员理事会会议,每年至少召开1次,由会长或者会长委托人召集,一般的,决定召开理事会会议后,在会议召开前半个月由秘书处提出会议议程,交会长办公会议讨论决定,在会议召开前3天由秘书处通知到理事会成员。

第十九条  商会会员常务理事会议,每半年至少召开1次,由会长或者会长委托人召集,一般的,决定召开常务理事会会议后,在会议召开前半个月由秘书处提出会议议程,交会长办公会议讨论决定,在会议召开前3天由秘书处通知到常务理事会成员。

第二十条  商会会员会长办公会议,每月至少召开1次,由会长或者会长委托人召集,一般的,决定召开会长办公会议后,在会议召开前1周由秘书处提出会议议程,交会长决定,在会议召开前3天由秘书处通知到会长办公会成员。

第二十条  商会会员监事会会议,每年至少召开1次,由监事长召集,一般的,一般的,决定召开监事会会议后,在会议召开前1周由监事会提出会议议程,交监事长决定,在会议召开前3天由监事会通知到监事会会议成员。

第二十一条  以上各类会议若需要召开临时、特殊会议,按照商会《章程》规定执行。

以上各类会议均需要有标准的会议纪要存档。

第七章  接待管理

第二十二条  商会原则上不开展接待活动,接待活动原则上由相关会员企业承担,若确实工作需要接待的,由秘书处按照《广州花都湖北商会接待申请表》(附件5)流程及《广州花都湖北商会接待标准》(附件6)提出申请,会长(或委托执行会长)审批后方可开展接待工作。

第八章  差旅管理

第二十三条  商会差旅活动是指商会工作人员因商会事务确实需要出差办理的,按照《广州花都湖北商会出差申请表》(附件7)流程及《广州花都湖北商会出差相关标准》(附件8)提出申请,由会长(或委托执行会长)审批后方可出差。

第九章  附则

第二十四条  本制度由广州花都湖北商会秘书处拟定,会长办公会议审议,经理事会会议讨论通过后实施。

第二十五条  本制度解释权属理事会。

第二十六条  本制度监督权属监事会。

 

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